Ringkasan Mata Kuliah ERP dalam satu semester

Enterprise Resource Planing (ERP) adalah salah satu ilmu terkait dengan perkembangan informasi dan tekhnologi. Sangat beruntung saya menerima ilmu ini, terutama karena banyaknya informasi yang menurut saya sangat perlu dan krusial di dalam nya.

Saya akan meringkas apa yang saya dapatkan dalam satu semester menerima ilmu ini. Napak tilas  dimulai dari perkenalan kepada apa itu ERP dan juga macam aplikasi yang digunakan.

Perkuliahan dengan sistem diskusi aktif ini juga membuat mahasiswa diminta aktif untuk mencari tahu mengenai aplikasi ERP yang digunakan pada masing-masing tempat kerjanya. Selain itu sang mentor juga mengingatkan mengenai Hak Atas Kekayaan Intelektual (HAKI), sehingga kami pun diperkenalkan dengan berbagai macam aplikasi yang sangat menarik dalam basis opensource; seperti LINUX, BIZAGI, BLUEBERRY FLASHBACK, dan lain sebagainya.

Untuk mempertajam kemampuan mahsiswa diberikan serangkaian tugas terkait ERP system. Adapun urutan tugas sebagai berikut :

Tugas 1 - Menterjemahkan buku elektronik terkait ERP
Pada tugas ini para mahasiswa diminta untuk membaca dan menterjemahkan buku yang ditulis dalam bahasa Inggris, kedalam bahasa Indonesia. Inti dari tugas ini lebih kepada mendorong mahasiswa untuk membaca buku mengenai ERP tersebut.
Word File          Pdf File

Tugas 2 - Trial Bizagi & Blueberry Flasback
Pada tugas kedua kami diperkenalkan dengan software bizagi (bpm) sebuah software opensource untuk merancang proses bisnis. Selain itu juga diperkenalkan dengan sofware Blueberry Flashback, sebuah software opensource untuk perekaman data, video dll.
Kami pun diminta untuk melakukan instalasi dan mencoba kedua software tersebut dengan membuat salah satu contoh bisnis proses seperti berikut :
Trial Bizagi (bpm file)          Trial bizagi (pdf file)          BB Capture

Tugas 3 - Instalasi ADempiere
Pada tugas ini kami diminta mencoba melakukan instalasi ADempiere. Tahapan proses instalasi mulai dari instalasi Java - PostgreSQL - ADempiere hingga melakukan client setup menggunakan nama PT KITA.
Cukup menantang, karena tahapan instalasi harus dilakukan secara benar agar softare dapat bekerja.
Word File          pdf file

Tugas 4 - Pembuatan Job Description
Dalam praktik ADempiere dibutuhkan satu organisasi untukmenjalankannya. Untuk itu kam pun diminta merancang satu perusahaan perdagangan komputer (trading) dengan nama PT KITA, dimana masing-masing mahasiswa menjadi karyawannya pada fungsi-fungsi tertentu. Kemudian kami  diminta merancang Job Description dari posisi kami di PT KITA. Penulis mendapat posisi sebagai IT Staff bagian Moodle, dengan job description sebagai berikut :
word file          pdf file          proses bpm

Tugas 5 - Integrasi PT KITA
Sebetulnya pada tugas ini kami diminta melakukan integrasi (ringkasan) dari semua job descriction PT KITA serta membuat contoh transaksi bisnis dari PT KITA selama 1 bulan. Karena masih banyak yang belum mengumpulkan job description, maka kami pun  hanya melakukan integrasi terhadap job description IT Departemen dan merancang transaksi bisnis PT KITA menurut departemen kami.
IT Dept. (word)          IT Dept (pdf)

Tugas 6 - Transaksi Bisnis PT KITA
Pada tugas ke-6, kami diminta membuatkan transaksi bisnis yang paling sesuai dengan PT KITA. Kami pun membuatkan contoh transaksi bisnis sesuai organisasi PT KITA dan contoh-contoh form dari transaksi tersebut.
kumpulan di dropbox

Tugas 7 - Run aplikasi ADempiere
Pada tugas ke-7 kami diminta mencoba posting transaksi yang telah kami susun ke dalam ADempiere. Pertama kali kami mencoba banyak permasalahan yang terjadi, terutama karena secara dasar terlupakan setup Chart of Account Indonesia terlebih dahulu. Hingga akhirnya simulasi transaksi yang bisa kami lakukan dengan file rekaman BBflashback sebagai berikut
Simulasi posting ADempiere (fbr)

Di akhir semester kami diminta mengerjakan tugas akhir sesuai undian bentuk soal. Tugas tersebut membuat posting transaksi ADempiere dalam bentuk video dan di unggah di youtube.

Banyak kesan terhadap mata kuliah ERP ini. Beberapa mahasiswa menyatakan tugas ERP terlalu banyak dan membuat pusing, namun sepertinya memang kami dilepaskan untuk bisa aktif mencaritahu terkait teknologi informasi dan proses bisnis dan secara aktif menjalankan proses tersebut agar cepat mengerti.

Banyak ilmu yang didapat dan penulis juga lebih memahami hirarki sistem ERP dan routing nya. Namun masih terganjal cara-cara posting di ADempiere. Semakin tertantang untuk membuat proses routing yang benar.

Terima kasih banyak kepada Bp. Agung Terminanto, selaku shifu - mentor - rekan diskusi. Beliau bukan sekedar dosen yang hanya menjelaskan teori, namun lebih kepada mentor dan rekan diskusi yang terus menerus meminta kami aktif untuk lebih mencari tahu mengenai konsep ERP.

Akhir kata - wassalamu alaikum warahmatullahi wabarakatuh

TUGAS UAS - ERP

Tugas UAS - ERP Teknik Industri Universitas Indonesia untuk kode soal no 2.
Secara tahapan, penulis membagi menjadi 3 kategori video

1) Video instalasi ADempiere
Video Youtube

2) Video setup ADempiere
Video Youtube

3) Video posting data transaksi
Video Youtube

File video dan print form juga dapat didownload di       dropbox

Moodle Staff - IT Department PT KITA

IT (Information & Technology) department PT KITA, adalah sebuah supporting dan servicing department dalam proses bisnis PT KITA. Bertugas mengelola/mengatur, mengimplementasikan sumber daya dan hal-hal yang berhubungan dengan sistem komputasi baik dengan perangkat lunak (software), perangkat keras (hardware) serta perangkat infrastrukturnya.Kegiatan ini meliputi pengelolaan dan perawatan/pengawasan terhadap sistem aplikasi, infrastruktur jaringan komputer, unit kerja atau setiap entitas yang berhubungan dengan sistem IT yang diimplementasikan oleh perusahaan.

Struktur Organisasi Departemen IT PT KITA adalah sebagai berikut :

Adapun penulis sebagai Moodle Staff memiliki tugas dan kewajiban di dalam pekerjaan yang dituangkan kedalam job description pada file terlampir

Job_desc.word          Job_desc.pdf

Salah satu proses yang ditangani oleh seorang moodle staff adalah melakukan proses Moodle Network Access (Login).
Secara umum gambaran business process Moodle Network Access adalah sebagai berikut:

Moodle_Access_Request(bpm)

Instalasi ADempiere

Untuk dapat menjalankan aplikasi ERP - ADempiere, maka perlu dilakukan instalasi terlebih dahulu terhadap aplikasi ADempiere tersebut.

ADempiere adalah aplikasi berbasis JAVA platform yang dapat digunakan diberbagai sistem operasi. 

Untuk meng-instal aplikais tersebut maka perlu dilakukan tahapan-tahapan instalasi sebagai berikut :

1) Lakukan instalasi JAVA, baik itu Java Development Kit (JDK) dan juga Java Runtime Environment (JRE)

2) Lakukan instalasi PostgreSQL, sebagai Enterprise database.

3) Lakukan setup environment untuk JAVA dan juga PostgreSQL

4) Lakukan setup database dan masukkan login roles yang sesuai

5) Instal aplikasi ADempiere melalui command prompt dan masukkan parameter yang sesuai hingga muncul jendela koneksi dan login ADempiere, bila semua parameter check tepat maka instalasi berhasil dan aplikasi ADempiere segera dapat dijalankan.

Langkah berikutnya adalah memasukkan nama client PT KITA kedalam aplikasi ADempiere.
Adapun cara memasukkannya adalah :
1. Masuk kedalam aplikasi ADempiere dengan menggunakan login SuperUser
    (ID : SuperUser; kata sandi : System)
2. Masuk kedalam menu Initial Client Setup, dan masukkan semua informasi PT KITA.
3. Gunakan AccountID.csv yang telah tersedia pada master data sebagai standard Chart of Account (CoA)
4. Setelah setup dinyatakan OK, keluar dari aplikasi ADempiere dan kembali masuk menggunakan client ID
Setelah semua bisa dilakukan, langkah selanjutnya adalah melengkapi informasi terkait client PT KITA secara lengkap.

Untuk tahap-tahap dalam melakukan instalasi secara lebih jelas bisa dilihat pada attached file

download word file     download pdf file

     

Bizagi Process Modeller

Masih dari tugas kedua kami di mata kuliah ERP - Teknik Industri Universitas Pancasila.

Setelah mencoba download BB FlashBack dan melihat video tutorial Adempiere, kami kemudian diberikan tugas untuk mencoba download software bizagi, terkait dengan pemodelan business process.

Setelah mencoba download sofware bizagi, dimana untuk free download kami mencoba bizagi process modeller, kami pun mencoba membuat business process sederhana terkait dengan proses di departemen ICT (Information, Communication & Technology) yaitu proses Electronic Equipment Request secara sederhana.

Pemahaman mengenai software bizagi ini sendiri masih sedikit, terutama cara simulasi dan posting process secara detil, sehingga penulis masih coba-coba dengan software ini. Secara manual, penulis masih mempergunakan microsoft visio drawing untuk pembuatan flow process.

Semoga dengan mempelajari software bizagi ini semakin menambah ilmu penulis mengenai pembuatan business process.

Trial Blueberry (BB) Flashback Recorder & Player

Tugas kedua dalam mata kuliah ERP di Universitas Pancasila adalah untuk melihat video record mengenai proses Adempiere dari data yang sudah diberikan oleh Master Shifu.

Ada berbagai video tutorial, mulai dari cara membuka adempire, cara posting AP dan AR Payment - Bank Statement, cara posting General Ledger, GL report, diskon price dan AP invoice, posting PR - PO, receipt product, sales order, BOM, setup COA hingga final test pengoperasian ADempiere.

Namun karena semua file tersebut menggunakan BB FlashBack Movies, maka kami diminta untuk melakukan dowload dan menggunakan Blueberry (BB) FlashBack Software yang dapat di download free trial di http://www.bbsoftware.co.uk/

Hasil screen capture download dan penggunaan BB FlashBack dapat dilihat terlampir :

Demikian tugas kedua kami di mata kuliah ERP - Teknik Industri Universitas Pancasila

Ringkasan ADempiere 3.4 ERP Solutions - Bab 11 Memindahkan Data

Pada bab ini kita akan membahas cara pemindahan data, baik dari sistem ERP lain yang sebelumnya digunakan, maupun dari data manual yang biasanya dilakukan pada saat baru pertamakali menggunakan ADempire.

ADempire menyediakan fitur pemindahan, seperti :

• Import Loader Format
• Import File Loader

Mekanisme pemindahan data oleh ADempire adalah sebagai berikut :

1. Melakukan konfigurasi template yang akan membaca dan menyimpan data melalui jendela Import Loader Format.

Sistem navigasi:
Menu --> System Admin --> Data --> Data Import --> Import Loader Format

Berdasarkan versi terakhir ADempire, metoda pemindahan menggunakan tabel dapat digunakan untuk :

• I_BankStatement, tabel yang menjembatani pemindahan data laporan bank
• I_BPartner, tabel yang menjembatani pemindahan data rekanan bisnis
• I_Conversion_Rate, tabel yang menjembatani pemindahan data nilai tukar
• I_ElementValue, tabel yang menjembatani pemindahan data rekening
• I_GLJournal, tabel yang menjembatani pemindahan data GL Jurnal
• I_InOutLineConfirm, tabel yang menjembatani pemindahan data konfirmasi pengiriman dan penerimaan
• I_Inventory, tabel yang menjembatani pemindahan data penyimpanan (termasuk barang fisik)
• I_Invoice, tabel yang menjembatani pemindahan data invoice-invoice yang ada
• I_Order, tabel yang menjembatani pemindahan data pesanan
• I_Payment, tabel yang menjembatani pemindahan data pembayaran
• I_Product, tabel yang menjembatani pemindahan data produk
• I_ReportLine, tabel yang menjembatani pemindahan data baris laporan

Adapun urutan langkah kerja pembuatan Import Loader Format secara umum adalah sebagai berikut :

     1.1  Pada jendela Import Loader Format, setting kolom organisasi menjadi *.

     1.2  Isikan kolom Nama dan pilih judul tabel yang akan di gunakan

     1.3  Pilih opsi comma sepparated pada kolom Format.

     1.4  Simpan (save) setingan tersebut.

     1.5  Masuk kedalam jendela Format Field, tentukan jumlah kolom yang
           dibutuhkan dalam memasukkan data

     1.6 Pilih jenis-jenis data yang akan dimasukkan
     1.7 Simpan (save) setingan tersebut.

2. Mempersiapkan sumber data teks yang sesuai dengan template Import Loader Format yang telah sebelumnya dipilih.

Sumber data yang akan di persiapkan sebaiknya disimpan menggunakan format sederhana dan mudah dibaca, seperti comma-sepaarted values (CSV), dan pada beberapa data yang mempergunakan sistem periode pastikan data yang dimasukkan sesuai dengan periode pada ADempire.

3. Masukan sumber data teks yang telah dipersiapkan kedalam sistem dengan navigasi :

 Menu --> System Admin --> Data --> Data Import --> Import File Loader

4. Lakukan proses pemindahan data. 

ADempire akan secara otomatis melakukan pemeriksaan dan pengujian kecukupan data, membuat standar input data untuk nilai lain selaian data yang telah dipersiapkan, serta memindahkan data kedalam kolom yang sesuai.

Menu --> System Admin --> Data --> Data Import --> Import ......(refer to table format type)

download word file     download pdf file